Datenschutz

1. Verantwortlicher

KOC SYSTEMS
Inhaber: Nadir Koc
Hessenring 69
65474 Bischofsheim
Deutschland

Telefon: 0176 45273000
E-Mail: info@koc-systems.de

2. Hosting und Server-Logfiles

Für den Livebetrieb ist ALL-INKL.COM / Neue Medien Münnich vorgesehen. Beim Abruf können technisch notwendige Serverdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Ressource, Status, Referrer sowie Browserinformationen verarbeitet werden. Die reale Log-Konfiguration und Speicherdauer sind vor Livegang mit dem gebuchten Hosting abzugleichen.

3. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Mitgeteilte Kontaktdaten und Inhalte werden verarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Bei Projektanbahnungen dient dies insbesondere der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

4. Projektformular

Übermittelt werden können Leistung, Projektbeschreibung, Unternehmen, Name, E-Mail, freiwillige Telefonnummer, Startzeitraum und optional ein Terminwunsch. Das Formular verwendet serverseitige Validierung, CSRF-Schutz, Spam-Feld und Rate-Limit.

5. Terminbuchung

Wenn freiwillig ein Termin gewählt wird, wird er zusammen mit der Anfrage gespeichert. Angezeigt werden nur im KOC SYSTEMS Desk freigegebene Zeiten. Die Zeitlogik nutzt Europe/Berlin.

6. Projektbriefing und automatische E-Mails

Nach einer Projektanfrage kann automatisch eine Eingangsbestätigung mit einem zeitlich begrenzten, individuellen Link zu einem Projektbriefing versendet werden. Im Briefing können zusätzliche Unternehmens-, Design-, Inhalts-, Rechts- und Technikangaben übermittelt werden. Die Daten werden dem jeweiligen Lead bzw. Projekt zugeordnet.

7. KOC SYSTEMS Desk

Projektanfragen können in der internen, zugriffsgeschützten Websoftware verarbeitet werden. Der Desk dient der Bearbeitung von Leads, Kunden, Projekten, Aufgaben, Terminen, Briefings, Kommunikation und internen Mitarbeiterzugängen.

8. Lexware Office und weitere Fachsysteme

KOC SYSTEMS nutzt für kaufmännische Vorgänge ein spezialisiertes externes System (Lexware Office) und bildet Buchhaltung, Angebote oder Rechnungen nicht als eigene Buchhaltungslogik im KOC SYSTEMS Desk nach. Soweit es für Kunden- und Vertragsprozesse erforderlich ist, können insbesondere Kontakt- und Stammdaten sowie Referenzen auf kaufmännische Vorgänge zwischen Desk und Lexware verarbeitet bzw. synchronisiert werden. API-Zugangsdaten werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Weitere externe Systeme werden erst nach konkreter Einrichtung eingebunden und die Datenschutzhinweise dann entsprechend dem tatsächlichen Einsatz ergänzt.

9. Technisch notwendige Session-Daten

Für Formularschutz und interne Login-Funktionen können notwendige Session-Cookies verwendet werden. Im Livebetrieb sind HttpOnly, Secure und SameSite vorgesehen. Sie dienen nicht der Werbung.

10. Keine Marketing-Tracker in diesem Stand

Aktuell werden keine Analyse- oder Marketingtracker geladen. Daher ist für diesen Stand kein allgemeiner Marketing-Cookie-Banner vorgesehen. Werden später zustimmungspflichtige Dienste ergänzt, muss ein geeignetes Consent-System vorgeschaltet werden.

11. Empfänger und Speicherdauer

Daten werden nur soweit erforderlich an technische oder gesetzlich notwendige Empfänger übermittelt und nur so lange gespeichert, wie dies für Zweck oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Das konkrete Löschkonzept ist vor Livegang final festzulegen.

12. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

13. Sicherheit

Vorgesehen sind HTTPS, Security Header, serverseitige Validierung, Prepared Statements, Zugriffskontrollen und geschützte Fehlerprotokolle. Absolute Sicherheit kann technisch nicht zugesichert werden.

14. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, externe Dienste, Hosting oder Verarbeitungsvorgänge ändern. Sie ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.